Comment y accéder ? "Apps" > Sélectionner "Amazon VCS"
Qu'est-ce que le service VCS d’Amazon ?
Amazon propose un service de gestion de la TVA appelé VCS (VAT Calculation Service), qui peut être activé depuis votre compte vendeur Amazon.
Ce service est disponible uniquement pour certains pays européens : FR, DE, IT, ES, UK, NL, BE, IE.
Amazon offre deux options :
- Vous émettez vos propres factures en suivant les règles d'Amazon (option self-invoicing).
- OU Amazon émet vos factures pour vous (option Amazon invoicing)
Si vous utilisez l'option self-invoicing, l'app Lengow pour Amazon VCS vous permet de récupérer par API certaines informations de facturation (la TVA notamment) mises à disposition par Amazon pour chaque commande, et, une fois établie, de transmettre à Amazon votre propre facture (ou avoir) à destination du client final.
Lengow vous accompagne à chaque étape et vous indique le processus pour renvoyer à Amazon votre document dans les délais demandés par la marketplace.
Communication Amazon janvier 2021 - Self-invoicing
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À partir du 5 avril 2021, tous les vendeurs professionnels seront tenus de respecter cet objectif de 5% pour vendre sur Amazon.co.uk, Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it et Amazon.es. Le non-respect de cette exigence de performance à venir peut entraîner la désactivation du compte.
Veuillez noter que les factures envoyées via la messagerie Buyer/Seller ne sont pas conformes à la politique de facturation d'Amazon Business, et seront donc considérées comme manquantes et affecteront négativement votre taux de défaut de facture.
Les Pré-requis
Si vous souhaitez utiliser Amazon VCS, assurez-vous :
- D'avoir un Professional Seller Account sur Amazon.
Si vous avez un compte vendeur individuel, vous devez le mettre à niveau vers un compte vendeur professionnel. - De vous inscrire au service de calcul de la TVA dans Amazon Seller Central, en choisissant l'option pour télécharger vous mêmes vos factures.
Toutefois, pour les commandes directement expédiées vers l’UE depuis un pays situé en dehors de l’UE, Amazon VCS délivre un reçu (c’est-à-dire une "preuve d’achat", et non une facture de TVA) sur lequel le calcul de la TVA ne figure pas.
Etape 1 : Activez Amazon VCS sur Amazon
✅ Suivez ces étapes dans votre back-office Amazon pour activer le service VCS sur votre compte :
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Entrez tous les numéros d'enregistrement de TVA/TPS que vous possédez.
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Renseignez une adresse d'expédition par défaut.
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Renseignez un "Product Tax Code" par défaut. Ex : A_GEN_STANDARD est le code pour "toujours imposable au taux standard".
Ces codes peuvent être complétés directement depuis vos canaux Lengow pour une attribution plus fine sur vos produits. Utilisez alors l'attribut "Product Tax Code". -
Sélectionnez l'option de facturation : Self-invoicing
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Renseignez la date de début de facturation
Choisissez la date à partir de laquelle vous devrez télécharger les factures pour chaque envoi (souvent la même date d'activation que pour VCS).
Cas particulier : Amazon Invoicing
Si vous avez choisi l'option de facturation VCS "Amazon Invoicing" (c'est à dire que c'est Amazon qui va gérer l'édition de vos factures) vérifiez les points ci-dessous:
- API "orders" de Lengow: paramètre "IsAmazonInvoiced" (ou is-amazon-invoiced). Si la valeur est true, cela indique que vous avez activé l'option Amazon Invoicing de VCS.
- Complétez l'attribut "Product Tax Code" dans chacun de vos canaux Amazon dans Lengow si vous souhaitez modifier pour certains produits ou tous vos produits la valeur par défaut déjà définie dans votre back-office Amazon lors du choix "Amazon Invoicing". (des valeurs sont obligatoires, ex de valeurs " A_GEN_TAX")
- Tous les prix envoyé à Amazon doivent rester "TVA incluse" même si vous utilisez le service VCS.
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Etape 2 : Activez l'app VCS sur Lengow
✅ Suivez ces étapes pour utiliser Amazon VCS sur Lengow:
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Dans Lengow, allez dans l'onglet "Apps" et sélectionnez "Amazon VCS":
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Activez l'app en cliquant sur "Se connecter à Amazon VCS" :
Etape 3 : Utilisez Amazon VCS avec Lengow
Lorsqu'une commande est expédiée (statut "shipped"), les informations de facturation/d'avoirs sont disponibles via notre API afin que vous puissiez les utiliser pour vos factures/avoirs.
✅ Voici le processus générique (workflow) Lengow :
1/ Récupération des informations de facturation (API Lengow)
Depuis la plateforme Lengow, dans l'onglet commandes, vous pouvez trouver dans chaque commande une icône indiquant l'état des informations de facturation qu'Amazon nous renvoie (pour facture ou avoir à modifier).
Lorsque les informations de facturation/ou d'avoir sont disponibles pour le téléchargement, le statut est:
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Invoice Pending / Credit Note Pending
Amazon recommande aux marchands de planifier la récupération du VIDR (VAT Invoice Data Report) au moins deux fois par jour pour que les factures puissent être uploadées dans un délai maximum de 12 heures après que la commande ait été expédiée.
2/ Création de la facture (Côté marchand)
Une fois que vous avez récupéré ces informations de facturation, vous pouvez créer votre facture et la personnaliser.
A titre informatif, voici la liste des infos obligatoires pour Amazon (liste ici) :
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Registered company name and address of the seller: Raison sociale et adresse du vendeur
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VAT identification number of the seller (if applicable): AT numéro d'identification du vendeur (le cas échéant)
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Complete official name and address of the customer: Nom et adresse officiels complets du client
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VAT identification number of the customer: Numéro d'identification TVA du client. - Uniquement nécessaire si le client est responsable de la taxation du bon de commande (par exemple, pour la livraison intracommunautaire, procédure d'autoliquidation). Le numéro de TVA du client est fourni dans VIDR.
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Invoice date/service date: Date de la facture / date du service
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Invoice number: Numéro de facture
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Order date: Date de commande
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Product name: Nom du produit
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Purchase quantity: Quantité acheté
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Unit price of the item (without VAT): Prix unitaire de l'article (sans TVA)
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VAT rate applied: Taux de TVA appliqué
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Discounts/promotions, if not included in the unit price: Réductions / promotions, si non incluses dans le prix unitaire
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VAT amount: montant de la TVA
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Justification / références si le client est responsable du paiement de la TVA. La citation est un texte légal exigé sur une facture lorsque le client doit la TVA, en d'autres termes, lorsque la TVA facturée par le vendeur est de zéro pour cent. Cela peut se produire dans des cas tels que l'autoliquidation intérieure, l'exportation hors de l'UE ou la fourniture intracommunautaire de biens
3/ Upload de votre facture sur l'API Lengow
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Invoice Processing : Amazon traite la facture.
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Invoice_Uploaded : Amazon a reçu et validé la facture.
Quand on a ce statut le client final a alors la possibilité de télécharger la facture depuis son compte client Amazon. -
Invoice_Rejected : Amazon a reçu la facture, mais il y a des erreurs (ex : "Envois multiples": l'ID de commande comporte plusieurs envois. Veuillez indiquer l'ID d'envoi).
La facture uploadée est disponible dans Lengow sur la page de la commande.