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Qu'est-ce que c'est ?

L'app Lengow pour Amazon VCS va vous permettre de récupérer par API certaines informations de facturation (la TVA notamment) mises à disposition par Amazon pour chaque commande, et de transmettre à Amazon votre propre facture (ou avoir) à destination du client final.

Lengow vous accompagne à chaque étape et vous indique le processus pour renvoyer à Amazon votre document dans les délais demandés par la marketplace.

Communication Amazon janvier 2021

Pour répondre à un besoin de ses clients Amazon Business qui nécessitent de recevoir leurs factures (ou reçus) dans les meilleurs délais, Amazon a introduit en juillet 2020 le taux de défaut de facture (IDR - Invoice Defect Rate taux qui correspond à toutes les commandes des clients Amazon Business pour lesquelles une facture n'a pas été téléchargée, dans un délai d'un jour ouvré après l'expédition, en pourcentage du total des commandes des clients Amazon Business).
  • À partir du 5 avril 2021, tous les vendeurs professionnels seront tenus de respecter cet objectif de 5% pour vendre sur Amazon.co.uk, Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it et Amazon.es. Le non-respect de cette exigence de performance à venir peut entraîner la désactivation du compte.

Veuillez noter que les factures envoyées via la messagerie Buyer/Seller ne sont pas conformes à la politique de facturation d'Amazon Business, et seront donc considérées comme manquantes et affecteront négativement votre taux de défaut de facture.

En alternative, Amazon propose aussi un service de facturation automatique (Amazon Invoicing).

Notez que les solutions CMS e-commerce ne peuvent pas gérer nativement les paramètres requis par VCS pour effectuer ces actions. Par conséquent, ce programme VCS n'est pas implémenté sur nos modules pour Prestashop, Magento, Shopify, Shopware, Woocommerce, etc.  

Les Pré-requis

Si vous souhaitez utiliser Amazon VCS, assurez-vous :

  • D'avoir un Professional Seller Account sur Amazon 
  • Si vous avez un compte vendeur individuel, vous devez le mettre à niveau vers un compte vendeur professionnel. 
Amazon VCS ne prend en charge que les produits qui sont envoyés depuis l'UE vers l'UE pour générer une facture de TVA. 
Toutefois, pour les commandes directement expédiées vers l’UE depuis un pays situé en dehors de l’UE, Amazon VCS délivre un reçu (c’est-à-dire une "preuve d’achat", et non une facture de TVA) sur lequel le calcul de la TVA ne figure pas.  

Etape 1 : Activez Amazon VCS sur Amazon

✅  Suivez ces étapes dans votre BO Amazon pour activer le service VCS sur votre compte :

  1. Entrez tous les numéros d'enregistrement de TVA/TPS que vous possédez

  2.  Renseignez une adresse d'expédition par défaut 

  3.  Renseignez un "Product Tax Code" par défaut. Ex : A_GEN_STANDARD est le code pour "toujours imposable au taux standard". 
    (Ces codes peuvent être complétés directement depuis vos flux Lengow pour une attribution plus fine sur vos produits. Utilisez alors l'attribut "Product Tax Code".)
      

  4.  Sélectionnez le type de facturation : Self Invoicing 

  5.  Renseignez la date de début de facturation
    (Choisissez la date à partir de laquelle vous devrez télécharger les factures pour chaque envoi. Souvent la même date d'activation que pour VCS).  

Amazon Invoicing

Si vous avez choisi le type de facturation "Amazon Invoicing" (c'est à dire que c'est Amazon qui va gérer l'édition de vos factures) vérifiez les points ci-dessous:
  • API "orders" de Lengow: paramètre "IsAmazonInvoiced" (ou is-amazon-invoiced). Si la valeur est true, cela indique que vous avez activé VCS.
  • Complétez l'attribut "Product Tax Code" dans chacun de vos flux Amazon dans Lengow si vous souhaitez modifier pour certains produits ou tous vos produits la valeur par défaut déjà définie dans votre BO Amazon lors du choix "Amazon Invoicing"(des valeurs sont obligatoires, ex de valeurs " A_GEN_TAX")  
  • Tous les prix envoyé à Amazon doivent rester "TVA incluse" même si vous utilisez le service VCS

Etape 2 : Activez l'app VCS sur Lengow

 Suivez ces étapes pour utiliser Amazon VCS sur Lengow: 

  1. Activez l'app Amazon VCS depuis votre compte Lengow onglet "Apps" > Amazon VCS

  2. Allez sur votre flux Amazon > paramètres > paramètres d'envoi du flux > commandes et activez Amazon VCS.

Etape 3 : Utilisez Amazon VCS avec Lengow

Lorsqu'une commande est expédiée (statut "shipped"), les informations de facturation/d'avoirs sont disponibles via notre API afin que vous puissiez les utiliser pour vos factures/avoirs.

 Voici le processus générique (workflow) Lengow :

1/ Récupération des informations de facturation

(API Lengow)

Ayant choisi l'option de facturation "self invoicing" vous devez dans un premier temps récupérer les données de facturation via notre API. Ces données font parties d'un rapport appelé VIDR par Amazon et vous seront utiles pour créer  votre facture ou avoir (dans le cadre d'un remboursement).  

Depuis la solution Lengow, dans l'onglet commandes, vous pouvez trouver dans chaque commande une icône indiquant l'état des informations de facturation qu'Amazon nous renvoie (pour facture ou avoir à modifier)

Lorsque les informations de facturation/ou d'avoir sont disponibles pour le téléchargement, le statut est:  

  • Invoice Pending / Credit Note Pending

Via notre API planifiez une récupération automatique de ces rapports.

Amazon recommande aux marchands de planifier la récupération du VIDR au moins deux fois par jour pour que les factures puissent être uploadées dans un délai maximum de 12 heures après que la commande ait été expédiée.

VIDR = VAT Invoice Data Report
Lengow ne génère pas de facture directement pour Amazon. Vous devez récupérer le rapport VIDR qui contient de nombreuses données permettant d'éditer votre facture. Consultez notre doc API.

2/ Création de la facture

(côté marchand)

Une fois que vous avez récupéré ces informations de facturation, vous pouvez créer votre facture et la personnaliser. 

A titre informatif voici la liste des infos obligatoires pour Amazon :

  1. Registered company name and address of the seller: Raison sociale et adresse du vendeur

  2. VAT identification number of the seller (if applicable):  AT numéro d'identification du vendeur (le cas échéant)

  3. Complete official name and address of the customer: Nom et adresse officiels complets du client

  4. VAT identification number of the customer: Numéro d'identification TVA du client. - Uniquement nécessaire si le client est responsable de la taxation du bon de commande (par exemple, pour la livraison intracommunautaire, procédure d'autoliquidation). Le numéro de TVA du client est fourni dans VIDR.

  5. Invoice date/service date: Date de la facture / date du service     

  6. Invoice number: Numéro de facture

  7. Order date: Date de commande

  8. Product name: Nom du produit

  9. Purchase quantity: Quantité acheté

  10. Unit price of the item (without VAT): Prix unitaire de l'article (sans TVA) 

  11. VAT rate applied: Taux de TVA appliqué 

  12. Discounts/promotions, if not included in the unit price: Réductions / promotions, si non incluses dans le prix unitaire

  13. VAT amount: montant de la TVA

  14. Justification / références si le client est responsable du paiement de la TVA. La citation est un texte légal exigé sur une facture lorsque le client doit la TVA, en d'autres termes, lorsque la TVA facturée par le vendeur est de zéro pour cent. Cela peut se produire dans des cas tels que l'autoliquidation intérieure, l'exportation hors de l'UE ou la fourniture intracommunautaire de biens

3/ Upload de votre facture sur l'API Lengow

Une fois que vous avez créé votre facture / avoir, vous pouvez l'uploader sur notre API directement via un POST (consultez notre documentation API).
Puis celle-ci est envoyée à Amazon. Amazon renvoie ensuite un statut. Vous pouvez suivre l'état de votre facture depuis la solution Lengow ou via notre API.
Voici les différents statuts : 
  • Invoice Processing : Amazon traite la facture.

  • Invoice_Uploaded : Amazon a reçu et validé la facture. 
    Quand on a ce statut le client final a alors la possibilité de télécharger la facture depuis son compte client Amazon.

  • Invoice_Rejected : Amazon a reçu la facture, mais il y a des erreurs (ex : "Envois multiples": l'ID de commande comporte plusieurs envois. Veuillez indiquer l'ID d'envoi) - Voir images 2&3 pour les statuts

La facture uploadée est disponible dans Lengow sur la page de la commande.
Documentation Amazon
Vous devez uploader les factures au format PDF pour toutes les commandes dans les 24 heures suivant leur expédition. Si les factures ne sont pas uploadées sous 24 heures, Amazon peut suspendre l'accès du marchand à VCS.    

Amazon VCS

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Qu'est-ce que c'est ?

L'app Lengow pour Amazon VCS va vous permettre de récupérer par API certaines informations de facturation (la TVA notamment) mises à disposition par Amazon pour chaque commande, et de transmettre à Amazon votre propre facture (ou avoir) à destination du client final.

Lengow vous accompagne à chaque étape et vous indique le processus pour renvoyer à Amazon votre document dans les délais demandés par la marketplace.

Communication Amazon janvier 2021

Pour répondre à un besoin de ses clients Amazon Business qui nécessitent de recevoir leurs factures (ou reçus) dans les meilleurs délais, Amazon a introduit en juillet 2020 le taux de défaut de facture (IDR - Invoice Defect Rate taux qui correspond à toutes les commandes des clients Amazon Business pour lesquelles une facture n'a pas été téléchargée, dans un délai d'un jour ouvré après l'expédition, en pourcentage du total des commandes des clients Amazon Business).
  • À partir du 5 avril 2021, tous les vendeurs professionnels seront tenus de respecter cet objectif de 5% pour vendre sur Amazon.co.uk, Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it et Amazon.es. Le non-respect de cette exigence de performance à venir peut entraîner la désactivation du compte.

Veuillez noter que les factures envoyées via la messagerie Buyer/Seller ne sont pas conformes à la politique de facturation d'Amazon Business, et seront donc considérées comme manquantes et affecteront négativement votre taux de défaut de facture.

En alternative, Amazon propose aussi un service de facturation automatique (Amazon Invoicing).

Notez que les solutions CMS e-commerce ne peuvent pas gérer nativement les paramètres requis par VCS pour effectuer ces actions. Par conséquent, ce programme VCS n'est pas implémenté sur nos modules pour Prestashop, Magento, Shopify, Shopware, Woocommerce, etc.  

Les Pré-requis

Si vous souhaitez utiliser Amazon VCS, assurez-vous :

  • D'avoir un Professional Seller Account sur Amazon 
  • Si vous avez un compte vendeur individuel, vous devez le mettre à niveau vers un compte vendeur professionnel. 
Amazon VCS ne prend en charge que les produits qui sont envoyés depuis l'UE vers l'UE pour générer une facture de TVA. 
Toutefois, pour les commandes directement expédiées vers l’UE depuis un pays situé en dehors de l’UE, Amazon VCS délivre un reçu (c’est-à-dire une "preuve d’achat", et non une facture de TVA) sur lequel le calcul de la TVA ne figure pas.  

Etape 1 : Activez Amazon VCS sur Amazon

✅  Suivez ces étapes dans votre BO Amazon pour activer le service VCS sur votre compte :

  1. Entrez tous les numéros d'enregistrement de TVA/TPS que vous possédez

  2.  Renseignez une adresse d'expédition par défaut 

  3.  Renseignez un "Product Tax Code" par défaut. Ex : A_GEN_STANDARD est le code pour "toujours imposable au taux standard". 
    (Ces codes peuvent être complétés directement depuis vos flux Lengow pour une attribution plus fine sur vos produits. Utilisez alors l'attribut "Product Tax Code".)
      

  4.  Sélectionnez le type de facturation : Self Invoicing 

  5.  Renseignez la date de début de facturation
    (Choisissez la date à partir de laquelle vous devrez télécharger les factures pour chaque envoi. Souvent la même date d'activation que pour VCS).  

Amazon Invoicing

Si vous avez choisi le type de facturation "Amazon Invoicing" (c'est à dire que c'est Amazon qui va gérer l'édition de vos factures) vérifiez les points ci-dessous:
  • API "orders" de Lengow: paramètre "IsAmazonInvoiced" (ou is-amazon-invoiced). Si la valeur est true, cela indique que vous avez activé VCS.
  • Complétez l'attribut "Product Tax Code" dans chacun de vos flux Amazon dans Lengow si vous souhaitez modifier pour certains produits ou tous vos produits la valeur par défaut déjà définie dans votre BO Amazon lors du choix "Amazon Invoicing"(des valeurs sont obligatoires, ex de valeurs " A_GEN_TAX")  
  • Tous les prix envoyé à Amazon doivent rester "TVA incluse" même si vous utilisez le service VCS

Etape 2 : Activez l'app VCS sur Lengow

 Suivez ces étapes pour utiliser Amazon VCS sur Lengow: 

  1. Activez l'app Amazon VCS depuis votre compte Lengow onglet "Apps" > Amazon VCS

  2. Allez sur votre flux Amazon > paramètres > paramètres d'envoi du flux > commandes et activez Amazon VCS.

Etape 3 : Utilisez Amazon VCS avec Lengow

Lorsqu'une commande est expédiée (statut "shipped"), les informations de facturation/d'avoirs sont disponibles via notre API afin que vous puissiez les utiliser pour vos factures/avoirs.

 Voici le processus générique (workflow) Lengow :

1/ Récupération des informations de facturation

(API Lengow)

Ayant choisi l'option de facturation "self invoicing" vous devez dans un premier temps récupérer les données de facturation via notre API. Ces données font parties d'un rapport appelé VIDR par Amazon et vous seront utiles pour créer  votre facture ou avoir (dans le cadre d'un remboursement).  

Depuis la solution Lengow, dans l'onglet commandes, vous pouvez trouver dans chaque commande une icône indiquant l'état des informations de facturation qu'Amazon nous renvoie (pour facture ou avoir à modifier)

Lorsque les informations de facturation/ou d'avoir sont disponibles pour le téléchargement, le statut est:  

  • Invoice Pending / Credit Note Pending

Via notre API planifiez une récupération automatique de ces rapports.

Amazon recommande aux marchands de planifier la récupération du VIDR au moins deux fois par jour pour que les factures puissent être uploadées dans un délai maximum de 12 heures après que la commande ait été expédiée.

VIDR = VAT Invoice Data Report
Lengow ne génère pas de facture directement pour Amazon. Vous devez récupérer le rapport VIDR qui contient de nombreuses données permettant d'éditer votre facture. Consultez notre doc API.

2/ Création de la facture

(côté marchand)

Une fois que vous avez récupéré ces informations de facturation, vous pouvez créer votre facture et la personnaliser. 

A titre informatif voici la liste des infos obligatoires pour Amazon :

  1. Registered company name and address of the seller: Raison sociale et adresse du vendeur

  2. VAT identification number of the seller (if applicable):  AT numéro d'identification du vendeur (le cas échéant)

  3. Complete official name and address of the customer: Nom et adresse officiels complets du client

  4. VAT identification number of the customer: Numéro d'identification TVA du client. - Uniquement nécessaire si le client est responsable de la taxation du bon de commande (par exemple, pour la livraison intracommunautaire, procédure d'autoliquidation). Le numéro de TVA du client est fourni dans VIDR.

  5. Invoice date/service date: Date de la facture / date du service     

  6. Invoice number: Numéro de facture

  7. Order date: Date de commande

  8. Product name: Nom du produit

  9. Purchase quantity: Quantité acheté

  10. Unit price of the item (without VAT): Prix unitaire de l'article (sans TVA) 

  11. VAT rate applied: Taux de TVA appliqué 

  12. Discounts/promotions, if not included in the unit price: Réductions / promotions, si non incluses dans le prix unitaire

  13. VAT amount: montant de la TVA

  14. Justification / références si le client est responsable du paiement de la TVA. La citation est un texte légal exigé sur une facture lorsque le client doit la TVA, en d'autres termes, lorsque la TVA facturée par le vendeur est de zéro pour cent. Cela peut se produire dans des cas tels que l'autoliquidation intérieure, l'exportation hors de l'UE ou la fourniture intracommunautaire de biens

3/ Upload de votre facture sur l'API Lengow

Une fois que vous avez créé votre facture / avoir, vous pouvez l'uploader sur notre API directement via un POST (consultez notre documentation API).
Puis celle-ci est envoyée à Amazon. Amazon renvoie ensuite un statut. Vous pouvez suivre l'état de votre facture depuis la solution Lengow ou via notre API.
Voici les différents statuts : 
  • Invoice Processing : Amazon traite la facture.

  • Invoice_Uploaded : Amazon a reçu et validé la facture. 
    Quand on a ce statut le client final a alors la possibilité de télécharger la facture depuis son compte client Amazon.

  • Invoice_Rejected : Amazon a reçu la facture, mais il y a des erreurs (ex : "Envois multiples": l'ID de commande comporte plusieurs envois. Veuillez indiquer l'ID d'envoi) - Voir images 2&3 pour les statuts

La facture uploadée est disponible dans Lengow sur la page de la commande.
Documentation Amazon
Vous devez uploader les factures au format PDF pour toutes les commandes dans les 24 heures suivant leur expédition. Si les factures ne sont pas uploadées sous 24 heures, Amazon peut suspendre l'accès du marchand à VCS.    
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